Dans le cadre de la stratégie de transformation digitale du groupe Tanger Med, nous avons le plaisir d’annoncer le déploiement d’une nouvelle solution visant à digitaliser l’ensemble du cycle de vie des contrats. À partir du 1er janvier 2025, nous mettons en production le module « Oracle Procurement Contracts », une initiative ambitieuse destinée à optimiser l’élaboration, le suivi et l’exécution de nos contrats tout en facilitant l’automatisation et la traçabilité des différentes étapes du processus.
Le module « Oracle Procurement Contracts » couvre quatre grandes phases du cycle contractuel, chacune visant à simplifier et fluidifier les processus :
- Administration de la Bibliothèque de Contrats : Cette première phase permet de centraliser tous les éléments essentiels des contrats, tels que les clauses, les modèles, les variables, et la présentation des contrats. L’accès à ces informations sera facilité et sécurisé pour tous les utilisateurs impliqués.
- Création et Consultation du Projet de Contrat : Dans cette phase, un projet de contrat (DCE) est élaboré et publié directement sur le système, permettant ainsi aux parties prenantes de consulter et de valider le contenu avant la formalisation avec le fournisseur adjudicataire.
- Contractualisation et Engagement : La génération automatique du contrat, son approbation et sa signature (interne et externe) seront grandement simplifiées, garantissant ainsi un processus fluide et sans erreurs.
- Exécution et Suivi des Contrats : Enfin, cette phase couvre l’ensemble des processus nécessaires à l’exécution du contrat, y compris la gestion des ordres de services, des reconductions et des avenants. Le suivi continu assurera la conformité et la gestion proactive des engagements contractuels. Pour garantir une gestion optimale des contrats, deux outils principaux sont mis en place :
- Pupitre des Contrats : Ce tableau de bord centralisé offrira une vue d’ensemble sur tous les contrats en cours au sein du groupe, permettant une gestion transparente et un suivi en temps réel.
- Alertes et Notifications : Le système déclenchera des alertes afin d’anticiper les échéances et d’assurer que toutes les actions nécessaires soient réalisées dans les délais impartis. Cette nouvelle solution va transformer la gestion des contrats en apportant de nombreux avantages :
- Fluidité et Sécurité : Le processus de gestion des contrats sera plus rapide, sécurisé et fiable, grâce à l’automatisation des tâches et la centralisation des informations.
- Transparence Accrue : Une meilleure visibilité sur l’ensemble des contrats permettra de renforcer la transparence et de garantir une gestion claire et cohérente.
- Collaboration Renforcée : L’outil favorisera une collaboration plus efficace entre les différents services impliqués (achats, juridique, finances, etc.), en simplifiant les échanges et en assurant une coordination optimale.
- Traçabilité Totale : Toutes les données relatives aux contrats seront enregistrées et accessibles, ce qui facilitera les audits et le suivi des actions entreprises.
Le déploiement de la solution « Oracle Procurement Contracts » marque une étape clé dans notre parcours de transformation digitale des processus Achat. Cette initiative apportera une gestion des contrats plus fluide, sécurisée et transparente, tout en optimisant la collaboration entre les équipes. Nous sommes impatients de voir les bénéfices de cette nouvelle solution se déployer à travers l’ensemble de nos processus achats et contractuels.
